E-Mails und Dokumente sicher versenden
Die Software „Secure-Mail-Gateway“ für den sicheren (= verschlüsselten) Versand von E-Mails wurde zum 22. Oktober 2024 eingestellt.
Bislang wurden Sie bei der E-Mail-Kommunikation aus dem @drs.de-Netzwerk an externe E-Mail-Konten gefragt, ob Sie die Nachricht „sicher“ versenden möchten. Da ein "sicherer" E-Mail-Versand über das „Secure-Mail-Gateway“ nicht mehr möglich ist, erfolgt dieser Hinweis vor dem Versenden einer Nachricht nicht mehr. Bitte prüfen Sie deshalb aufmerksam bei jeder Nachricht an externe E-Mail-Konten, ob ein verschlüsselter Versand erforderlich ist.
Ein verschlüsselter E-Mail-Versand ist dann erforderlich, wenn die Nachricht vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten der Datenschutzklasse II oder III enthält. Für den Versand solcher E-Mails stellt die IT-Abteilung im Bischöflichen Ordinariat die Plattform sTransfer zur Verfügung.
Alternativ können zum Austausch von (vertraulichen) Informationen kirchliche Dienste wie https://www.communicare.social eingesetzt werden.
Enthält ausschließlich der Anhang der E-Mail schützenswerte Informationen, besteht die Möglichkeit, die E-Mail mittels Groupwise zu versenden, wenn der Anhang mit einem Passwort geschützt ist. Das Passwort muss dem Empfänger gesondert und über einen anderen Kommunikationsweg (z. B. telefonisch) mitgeteilt werden.
Zur Erinnerung:
Personenbezogene Daten der Datenschutzklasse II sind beispielsweise Daten zum Beschäftigungsverhältnis, Kontaktdaten von haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (z. B. Handynummer), Vertragsdaten, Mietverhältnisse, Geburts- und Jubiläumsdaten, Familienstand, verwandtschaftliche Beziehungen, Zeugnisse, Prüfungsergebnisse.
Zu den personenbezogenen Daten der Datenschutzklasse III gehören insbesondere die besonderen Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Daten zur Gesundheit oder zu religiösen beziehungsweise weltanschaulichen Überzeugungen der betroffenen Person. Unter die Datenschutzklasse III fallen außerdem Bank- und Kreditkartendaten, Daten über strafbare Handlungen, arbeitsrechtliche Rechtsverhältnisse, Disziplinarentscheidungen, Namens- und Adressangaben mit Sperrvermerken, Gehaltsdaten, Daten über die wirtschaftlichen Verhältnisse einer Person, dienstliche Beurteilungen etc.