D. Pfarrbüro und Kirchengemeinde

Darf das Protokoll der Kirchengemeinderatssitzung per E-Mail versendet werden?

Eine unverschlüsselte Übermittlung per E-Mail ist dann zulässig, soweit in dem Protokoll lediglich der Datenschutzklasse I unterfallende personenbezogene Daten enthalten sind. Dies sind beispielsweise Namens- und Adressangaben oder Berufs,- Branchen,- oder Geschäftsbezeichnungen.

Sofern personenbezogene Daten ab Datenschutzklasse II enthalten sind, muss der Übermittlungsweg sicher sein.

Eine praktikable Lösung ist in jedem Fall eine geschützte/passwortgeschützte Datei in PDF/Word zu versenden. Alternativ könnten Sie überlegen, eine "Gruppe" beispielsweise im Mitarbeiterportal anzulegen und dort die Daten einzustellen.

Gemäß der "Richtlinie für die Nutzung des diözesanen Intranets sowie für die Nutzung von Internet und E-Mail durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Diözese Rottenburg-Stuttgart" sind alle Nutzer des Intranets der Diözese Rottenburg-Stuttgart dazu verpflichtet, vertrauliche Vorgänge sowie schutzwürdige personenbezogene oder datenschutzrelevante Daten an Empfänger außerhalb des diözesaneigenen Intranets ausschließlich über eine gesicherte Plattform wie Secure-Mail-Gateway zu versenden. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter https://sensus.drs.de/

Darf das Gemeindeblatt/Pfarrbrief an die Gemeindemitglieder zugestellt werden?

Die Gemeindemitglieder werden dem Gemeindemitgliederverzeichnis entnommen. Das Gemeindemitgliederverzeichnis ist die wirksame und gleichzeitig notwendige Grundlage für eine ordnungsgemäße pastorale Versorgung in den Kirchengemeinden.

Sowohl das staatliche Recht (§ 42 Abs. 1 BMG), wie auch das kirchliche Recht (§ 5 Abs. 3 Satz 1 KMAO) beschränken die Nutzung dieser Daten auf die Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgaben.

Bei der Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgaben geht es beispielsweise um Einladungen von Kirchenmitgliedern zu Sakramentsspendungen (Erstkommunion, Firmung), Einladungen bestimmter Altersgruppen zu Veranstaltungen (Beispiel: Teilnahme an Jugendangeboten, Seniorentagen, usw.), Durchführung von Hausbesuchen oder Zustellung des Pfarrbriefs.

All das sind kirchliche Aufgaben, bei denen die personenbezogenen Daten aus dem Gemeindemitgliederverzeichnis selbstverständlich verarbeitet werden dürfen.

Dies bedeutet also, dass die Pfarrbriefe auch weiterhin dem jeweiligen Kirchenmitglied zugestellt werden dürfen. Allerdings gilt dies dann nicht, wenn ein ausdrücklicher Widerspruch der betroffenen Person erklärt worden ist.

Dürfen Fotos im Gottesdienst gemacht werden?

Der Gottesdienst an sich ist eine öffentliche Veranstaltung. Private Fotos (welche z.B. Familienangehörige aufnehmen) und Journalistische Fotos (Pressefreiheit) können gemacht werden.

Bei Fotos, welche die Kirchengemeinde nachher zur Veröffentlichung oder zur Dokumentation verwenden möchte, empfehlen wir eine vorherige Absprache. In der Regel stimmen die betroffenen Personen oder bei minderjährigen Personen die Eltern zu. Bei Ablehnungen der Eltern (vermutlich vorwiegend bei der Erstkommunion) fühlen sich die Kinder dann leicht benachteiligt, wenn sie nicht aufs Foto dürfen. Es empfiehlt sich dies bzw. den Ablauf dann mit den Eltern zu besprechen. Die Entscheidung liegt jedoch rechtlich bei den Eltern. Es sind Ausnahmen, aber es gibt Eltern, die eine Veröffentlichung aus den unterschiedlichsten Gründen nicht möchten. Dies müssen wir ernst nehmen und respektieren.

Dürfen Kirchengemeinden die Geburtsdaten ihrer Gemeindemitglieder dafür verwenden, um Geburtstagsbesuche zu organisieren?

Wenn ja, dürfen diese Daten dann auch an Ehrenamtliche weitergegebenen werden?

Ja, denn der Besuchsdienst dient dem pastoralen Anliegen der Kirchengemeinde.

Ein Besuchsdienst, der im Auftrag des Pfarrers beispielsweise zu Geburtstagen oder ältere Gemeindemitglieder besuchen soll, ist in der Regel ehrenamtlich tätig und verarbeitet für die Tätigkeit personenbezogene Daten. Daher sind die Ehrenamtlichen vor der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis und die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzregelungen schriftlich zu verpflichten (§ 5 KDG Verpflichtung zum Datengeheimnis)

(Siehe hierzu den => Vordruck für die Verpflichtung auf das Datengeheimnis).

Die den Besuchsdienst Durchführenden dürfen nur die Daten erhalten, die für den Besuch zwingend notwendig sind, also z.B. keine Gesamtliste und nur die Angaben, die notwendig sind (Name, Adresse und Geburtstag).

Nach Erfüllung der Aufgabe muss der Besuchsdienst die ihm zur Verfügung gestellten Listen im Pfarrbüro zurückgeben oder vernichten/ löschen durch z.B. Reißwolf.

Dürfen besondere Ereignisse wie Geburtstage, Sakramentsspendungen, Geburten, o.Ä. im Gemeindeblatt veröffentlicht werden?

Das Gemeindeblatt ist die wirksame und gleichzeitig notwendige Grundlage für eine ordnungsgemäße pastorale Versorgung in den Kirchengemeinden.

Alters- und Ehejubiläen, Geburten, Sterbefälle, Ordens- und Priesterjubiläen können daher in den Publikationsorganen der Pfarreien (Pfarrnachrichten, Aushang) veröffentlicht werden, wenn die Betroffenen der Veröffentlichung nicht widersprochen haben. Auf das Widerspruchsrecht ist einmal jährlich in den Publikationsorganen der Pfarreien hinzuweisen.

Es gibt hierzu eine Regelung im Bundesmeldegesetz, die auch für kirchliche Publikationen einschlägig ist bzw. die zumindest als presseähnlich zu bewerten sind. Diese Regelung geht der EU-DSGVO vor, weil sie die Belange des Datenschutzes und der Informationsfreiheit eigenständig bewertet und die EU-DSGVO hierfür eine Öffnungsklausel enthält.

In dem von § 50 Abs. 2 BMeldeG vorgegebenen Rahmen dürfen also Jubiläen veröffentlicht werden. Da wir die Meldedaten bereits haben und nicht mehr besonders übermittelt erhalten, müssen wir eine dem § 50 Abs. 5 entsprechende Widerspruchsmöglichkeit selbst schaffen. Darauf sollte dann im Publikationsorgan deutlich hingewiesen werden.

Anlage: Auszug aus dem Bundesmeldegesetz - § 50 Melderegisterauskünfte in besonderen Fällen

(2) Verlangen Mandatsträger, Presse oder Rundfunk Auskunft aus dem Melderegister über Alters- oder Ehejubiläen von Einwohnern, darf die Meldebehörde Auskunft erteilen über

1. Familienname,

2. Vornamen,

3. Doktorgrad,

4. Anschrift sowie

5. Datum und Art des Jubiläums.

Altersjubiläen im Sinne des Satzes 1 sind der 70. Geburtstag, jeder fünfte weitere Geburtstag und ab dem 100. Geburtstag jeder folgende Geburtstag; Ehejubiläen sind das 50. und jedes folgende Ehejubiläum.

(5) Die betroffene Person hat das Recht, der Übermittlung ihrer Daten nach den Absätzen 1 bis 3 zu widersprechen; hierauf ist bei der Anmeldung nach § 17 Absatz 1 sowie einmal jährlich durch ortsübliche Bekanntmachung hinzuweisen.

Bitte beachten Sie, dass dies NICHT für Veröffentlichungen im Internet (Homepage, soziale Medien, etc.) gilt.

Im Vorfeld von Sakramentsspendungen besteht ein intensiver Kontakt zwischen der Gemeinde und den Sakramentenempfängern bzw. ihren Sorgeberechtigten. So gehen der Spendung der Kommunion und der Firmung in der Regel länger dauernde Vorbereitungskurse voraus. Auch bei Taufen, Eheschließungen und Begräbnissen gibt es zuvor Gespräche mit den betroffenen Personen (Taufgespräch, Eheseminar, etc.). Bei dieser Gelegenheit können daher auch die Modalitäten einer Veröffentlichung / Bekanntgabe im Pfarrbrief mit den Beteiligten unmittelbar besprochen werden. Eine „Widerspruchslösung“ wie bei der Veröffentlichung von Geburtstagen ist daher hier nicht ausreichend. Bei einer der oben geschilderten Gelegenheiten kann die Einwilligung gem. § 6 Abs. 1 lit. b) KDG der betroffenen Personen eingeholt werden. Dabei kann darauf hingewiesen werden, dass es in der Gemeinde üblich und auch aus theologischer Sicht wünschenswert bzw. notwendig sei, die Gemeinde über die geplante / erfolgte Sakramentsspendung zu informieren. Dabei ist auch darauf hinzuweisen, in welcher Form eine Veröffentlichung / Bekanntgabe erfolgen soll.

Mustereinwilligung für die Veröffentlichung der Namen:

Name des Firmlinges/ Kommunionkindes XXX

Hiermit erkläre ich/wir uns damit einverstanden, dass mein Name/ der Name unseres Kindes im Zusammenhang mit der Firmung/Kommunion in den

1. Publikationsorganen der Kirchengemeinde

2. auf dem Liedblatt XXX am Gottesdienst am XXX

3. ....

(jeweils Feld einfügen zum ankreuzen)

veröffentlicht werden darf.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der etwaige Widerruf ist zu richten an: (Kontaktdaten Pfarrbüro)

Hinweis zu Sterbefällen:

Bei der Veröffentlichung von Namen von Verstorbenen im Gemeindeblatt/Pfarrbrief handelt es sich um eine Mitteilung, die zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der verantwortlichen Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist. Die Information der Gemeindemitglieder über den Tod eines anderen Mitgliedes mit der seelsorglichen Bitte dem Verstorbenen die ewige Ruhe zu gewähren, ist unzweifelhaft eine kirchliche Aufgabe. Eine Veröffentlichung kann daher erfolgen.

Auch können die Namen der Verstorbenen im Gottesdienst, z.B. der Allerseelenandacht, verlesen werden, da dies zur christlichen Tradition und dem Auftrag der Kirche gehört.

Zudem unterstehen Daten von Verstorbenen nicht dem Datenschutz. Der Schutz personenbezogener Daten setzt immer eine „lebende, natürliche“ Person voraus..

Etwas anderes kann allerdings dann gelten, wenn Angehörige einer Veröffentlichung ausdrücklich widersprechen,. da es sich bei den Daten auch um ihre personenbezogene Daten handeln kann, wie z.B. Namens- oder Adressdaten.

Dürfen Messintentionen für Verstorbene im Pfarrbrief veröffentlicht werden?

Messintentionen für Verstorbene dürfen ohne weitere Voraussetzungen auf dem Pfarrbrief benannt werden. Grundsätzlich darf jedoch der Stipendiengeber nicht ohne seine Einwilligung benannt werden.

Für welche Zwecke dürfen personenbezogene Daten des Gemeindemitglieder-verzeichnisses verarbeitet werden?

Der Zweck der Verarbeitung ergibt sich sowohl aus dem staatlichen Recht (§ 42 Abs. 1 BMG) als auch aus dem kirchlichen Recht (§ 5 Abs. 3 Satz 1 KMAO). Die personenbezogenen Daten dürfen ausschließlich zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgaben verarbeitet werden.

Was ist eigentlich mit einer zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgabe gemeint?

Bei der Erfüllung der in der Zuständigkeit der Gemeinde liegenden Aufgaben geht es beispielsweise um Einladungen von Kirchenmitgliedern zu Sakramentsspendungen (Erstkommunion, Firmung), Einladungen bestimmter Altersgruppen zu Veranstaltungen (Beispiel: Teilnahme an Jugendangeboten, Seniorentagen, usw.), Durchführung von Hausbesuchen oder Zustellung des Pfarrbrief. All das sind kirchliche Aufgaben, bei denen personenbezogene Daten selbstverständlich verarbeitet werden dürfen.

Keine kirchliche Aufgabe ist hingegen z.B. die Weitergabe (Offenlegung) von personenbezogenen Daten an die lokale Presse, Banken, Einzelhandelsgeschäfte oder gar politische Parteien.

Dürfen Telefonlisten für Kommunion- und Firmvorbereitungskurse oder Jugendgruppen erstellt werden?

Nur, wenn die betroffene Person hierzu ihre Einwilligung erteilt hat.

Voraussetzung für die Abgabe einer wirksamen Einwilligungserklärung ist, dass die Einwilligung den Anforderungen des § 8 KDG entspricht. Dies bedeutet, dass die Einwilligung freiwillig erfolgen muss und jederzeit für die Zukunft widerrufen werden kann. Auch muss auf den Zweck der Verarbeitung (und ggf. auf die Folgen einer Verweigerung) hingewiesen werden. Zum Nachweis der Einwilligung ist grundsätzlich die Schriftform erforderlich.

Dürfen Kirchenaustritte bekanntgegeben werden?

Nein, eine Bekanntgabe von Kirchenaustritten durch Veröffentlichung im Pfarrbrief, Verlesung oder Aushang ist unzulässig. Sie verletzt das verfassungsmäßig garantierte Recht der negativen Bekenntnisfreiheit und das kirchenrechtlich geschützte Recht auf Wahrung der Intimsphäre. Auch kann die betroffene Person nicht in die Bekanntgabe des Kirchenaustritts einwilligen. Ebenso wenig darf hierüber mit Familienangehörigen oder Freunden gesprochen werden.

Darf ich den Pfarrbrief auf der Homepage der Pfarrgemeinde veröffentlichen?

Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet darf nicht ohne eine Einwilligung der betroffenen Person erfolgen. Die entsprechenden Stellen sind entweder vor der Veröffentlichung aus dem Pfarrbrief zu entfernen oder zu schwärzen, soweit keine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.

Darf ich den Pfarrbrief trotz der Aufschrift „Bitte keine Werbung“ oder „Bitte keine kostenlosen Zeitungen“ auf dem Briefkasten zustellen?

Es handelt sich bei der Zustellung von Pfarrbriefen um eine kirchliche Aufgabe.

Der Pfarrbrief ist keine Werbung oder kostenlose Zeitung. Deswegen dürfen die Pfarrbriefe auch weiterhin dem jeweiligen Kirchenmitglied zugestellt werden. Dies gilt dann nicht, wenn ein ausdrücklicher Widerspruch der betroffenen Person erklärt worden ist.

Darf ich überhaupt noch ein Gemeindemitglied im Krankenhaus besuchen?

Häufig werden die Patienten bei Aufnahme in ein Krankenhaus nach ihrer Konfessionszugehörigkeit gefragt, um diese Information an den Krankenhausseelsorger bzw. die zur Krankenhausseelsorge beauftragten Personen weiterzugeben. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Angaben des Patienten zur Religionszugehörigkeit freiwillig erfolgen. Der Patient ist hierauf hinzuweisen. Ferner ist zu berücksichtigen, dass eine Weiterleitung der Daten an Mitglieder der Kirchengemeinde nur mit Einwilligung des Patienten erfolgen darf.

Darf ich personenbezogene Daten an kirchliche Vereine oder kirchliche Stiftungen weitergeben?

Grundsätzlich dürfen Daten an Dritte nur dann weitergegeben werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Nichts anderes kann und muss auch dann gelten, wenn personenbezogene Daten an kirchliche Vereine oder Stiftungen weitergegeben werden.

So ist in jedem Einzelfall zu prüfen, wann die Voraussetzungen für eine Weitergabe bzw. Offenlegung von personenbezogenen Daten erfüllt sind.

Für die Prüfung der Zulässigkeit der Offenlegung ist § 9 KDG einschlägig. Die Offenlegung muss zur „Erfüllung der in der Zuständigkeit der offenlegenden oder der empfangenden Stelle liegenden Aufgabe erforderlich sein“. Bereits die Formulierung deutet an, dass allein die kirchliche Aufgabe als Rechtsgrundlage nicht ausreichend ist. Vielmehr muss gerade die zur Erfüllung der kirchlichen Aufgabe (1. Voraussetzung) die Offenlegung personenbezogener Daten (2. Voraussetzung) erforderlich sein (3. Voraussetzung). Daneben müssen die Voraussetzungen des § 6 KDG ebenfalls erfüllt sein.

Grundsätzlich ist auch der Grundsatz der Datensparsamkeit nach § 7 Abs. 1 lit. c) KDG zu beachten, d.h. so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Dürfen z.B. Ministrantenpläne per E-Mail verschickt werden?

Wir empfehlen die Arten der Veröffentlichungen von personenbezogenen Daten mit den einzelnen Gruppen zu besprechen. So können Sie z.B. bei der Neuaufnahme von Ministranten über den üblichen Informationsweg der Einteilungspläne informieren. Bitte dokumentieren Sie einmalig die Einwilligung der Eltern (bei Kindern unter 16 Jahren).

Sie können Einteilungspläne ohne Adressangaben und Telefonnummern bedenkenlos per Mail versenden, z.B. ein Lektorenplan oder Ministranteneinteilungsplan.

Wenn Sie die Namen abkürzen z.B. "Philipp Z. und Mario B." dürfte dies als Informationsaustausch ausreichen und datenschutzrechtlich weniger bedenklich sein.

Darf die Kirchengemeinde Dienstpläne der Ministranten auf der Homepage veröffentlichen oder im Schaukasten der Pfarre vor der Kirche aushängen?

Nach § 6 Abs. 4 KDG ist die Verarbeitung von Daten zu anderen Zwecken als zu denjenigen, zu denen sie erhoben wurden, rechtmäßig, wenn eine Einwilligung vorliegt. Die Daten werden nicht zum Zwecke der Veröffentlichung erhoben bzw. freiwillig hergegeben. Damit ist eine wirksame Einwilligung erforderlich. Die Erfordernisse an eine wirksame Einwilligung finden sich in § 8 KDG.

Ist die Auslegung des Stellenplans datenschutzrechtlich zulässig ?

Gemäß § 9 Abs. 1 KDG ist die Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber kirchlichen oder öffentlichen Stellen zulässig, wenn

a) sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der offenlegenden oder der empfangenden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist...

Gemäß § 9 Abs. 5 KDG ist für die Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber öffentlichen Stellen jedoch wichtig, dass ausreichende Datenschutzmaßnahmen getroffen werden.

Der Stellenplan ist gemäß § 71 Abs. 2 Ziff. 4 Kirchengemeindeordnung (KGO) Teil des Haushaltsplans. Dieser ist gemäß § 71 Abs. 4 KGO nach Genehmigung für die Dauer von zwei Wochen öffentlich auszulegen sowie ortsüblich bekannt zu machen.

Es lässt sich demnach nicht vermeiden, dass im Einzelnen Rückschlüsse dahingehend möglich sind, was einzelne Personen verdienen. Aufgrund des Grundsatzes der Öffentlichkeit der Haushaltsplanung ist dies aber nicht anders zu vereinbaren.

Selbstverständlich sollten die Angaben im Stellenplan aber immer auf das erforderliche Minimum begrenzt werden.

Was muss beachtet werden, wenn personenbezogene Daten durch einen Dritten verarbeitet werden?

In diesem Falle handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung, welche durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt werden muss.

Die gesetzliche Regelung eines Auftragsverarbeitungsvertrages finden Sie unter § 29 KDG.

Die Vereinbarung muss zwischen den beiden Parteien erfolgen.

Ist eine Film/-Videoaufnahme (Live-Streaming) während eines Gottesdienstes erlaubt?

Im Zusammenhang mit Live-Streamings dürften vergleichbare Erwägungen wie bei der Fertigung und der Verbreitung von Fotos gelten. Live-Streaming-Beiträge, die durch klassische kirchliche Medienunternehmen erfolgen, dürften vom Presseprivileg des § 55 KDG gedeckt sein.

Ist die Anwendung von § 55 KDG zu verneinen, kann mit dem Instrument der Einwilligung gearbeitet werden. Dabei erscheint es vertretbar, über die Anwendung des § 8 Abs. 2 KDG zu einem Verzicht auf das Schriftlichkeitserfordernis zu gelangen. Das setzt aber voraus, dass auf den Umstand der Übertragung an allen Eingängen zu der Veranstaltung gut sichtbar schriftlich hingewiesen wird und für Personen, die nicht abgebildet werden möchten, übertragungsfreie Bereiche eingerichtet werden. Hinsichtlich etwaiger im Altarraum eingesetzter Minderjähriger (z.B. Ministranten) dürfte, sofern diese das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, die Einholung einer schriftlichen Einwilligung der Sorgeberechtigten aus Gründen des Minderjährigenschutzes geboten sein. Bei der Kameraführung sollte darauf geachtet werden, dass nicht einzelne Besucher des Gottesdienstes im Fokus stehen. Dies gilt insbesondere für bestimmte höchstpersönliche Situationen (Kommunionempfang, inniges Gebet, sichtbare emotionale Reaktionen, etc.).

Als möglicherweise geeignetere Alternative zur Einwilligung bieten sich weitere Grundlagen einer rechtmäßigen Datenverarbeitung:

In Betracht kommt möglicherweise der Rechtfertigungsgrund des § 6 Abs. 1 lit. f) KDG: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im kirchlichen Interesse liegt. Angeführt werden können an dieser Stelle beispielsweise pastorale und seelsorgerliche Aufgaben. 

Zulässig sein könnte das Live-Streaming auch aufgrund „berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten“ (§ 6 Abs. 1 lit. g) KDG). Das legitime Interesse eines kirchlichen Verantwortlichen an einem Live-Streaming wird man möglicherweise bejahen können. Ob die erforderliche Interessenabwägung zugunsten des Verantwortlichen ausfällt, hängt sicherlich nicht zuletzt von der ausreichenden Information der Gottesdienstbesucher bzw. der Veranstaltungsbesucher, der Kameraführung, der Zurverfügungstellung übertragungsfreier Bereiche etc. ab.