Datengeheimnis
Was bedeutet die „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“?
Nach § 5 KDG beinhaltet der Begriff „Datengeheimnis“ gegenüber den bei der Datenverarbeitung tätigen Personen das ausdrückliche Verbot, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Jede Person hat ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung, d. h. das Recht, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu bestimmen.
Das bedeutet, die Verarbeitung darf nur dann vorgenommen werden, wenn das KDG oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder anordnet oder die betroffene Person eingewilligt hat (§ 8 KDG).
Es geht also bei der Verpflichtung auf das Datengeheimnis nicht nur um die Wahrung eines Geheimnisses, sondern weit darüber hinaus, nämlich um die Verpflichtung jedes einzelnen Beschäftigten auf die Beachtung des gesetzlichen Verbots unbefugter Datenverarbeitung.
Weshalb erfolgt eine Verpflichtung?
Die Verpflichtung der Beschäftigten auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen folgt aus der Verantwortung des Verantwortlichen für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Verantwortliche muss dies nachweisen können (§ 7 Abs. 2 KDG). Vergleichbares gilt für den Auftragsverarbeiter (§ 29 Abs. 1, Abs. 4 lit. b) KDG).
Wer ist zu verpflichten?
Jeder Verantwortliche muss die bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen auf das Datengeheimnis verpflichten. Der Kreis der auf das Datengeheimnis zu verpflichtenden Personen ist aufgrund der Bedeutung dieser Vorschrift weit auszulegen.
Ergänzend zum regulären Mitarbeiterstamm sind auch Praktikant/-innen, freie Mitarbeitende sowie ehrenamtliche Mitarbeitende wie z. B. der Elternbeirat aber auch Sorgeberechtigte in der Eingewöhnungsphase auf das Datengeheimnis zu verpflichten.
Muster zur Verpflichtungserklärung
Bei dem u.a. Formular für ehrenamtliche Mitarbeitende handelt es sich um eine ausfüllbare PDF- Datei. Falls Ihr Webbrowser diese Funktion nicht unterstützt, bitten wir Sie, die Datei abzuspeichern und mit einem PDF-Reader zu öffnen.
Bitte beachten Sie:
Welche "spezifisch geltenden [datenschutzrechtlichen] Bestimmungen" (Nr. 2) es für die jeweilige Tätigkeit gibt, ist von den Verantwortlichen vor Ort individuell zu prüfen.
Für ehrenamtlich Tätige (z. B. Elternbeirat) oder Sorgeberechtigte in der Eingewöhnungsphase können diese spezifisch geltende Bestimmungen z. B. die Hausordnung oder eine Handyregelung sein.
Es ist ein Hinweis auf die jeweils geltende Fassung der einzelnen Bestimmung aufzunehmen. Sollte es keine spezifischen Bestimmungen geben, ist die Lücke freizulassen. Außerdem ist auf die Möglichkeit der Einsichtnahme und Ausleihe der Texte hinzuweisen.
Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 KDG (ehrenamtliche Mitarbeitende)