Einwilligungen
§ 6 KDG besagt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, soweit und solange sie nicht durch eine entsprechende gesetzliche Bestimmung erlaubt wird (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt).
Ein wichtiger Erlaubnistatbestand ist die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person. Unter einer Einwilligung versteht man in diesem Zusammenhang, dass die Stelle, die Daten verarbeiten möchte, zunächst das Einverständnis der betroffenen Person einholen muss. Der Verantwortliche muss nachweisen, dass die Einwilligung wirksam erteilt wurde (Dokumentations- und Beweispflicht).
Ist eine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG Grundlage für eine Verarbeitung, sind die Voraussetzungen von § 4 Nr. 13 KDG und § 8 KDG zu beachten.
- Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung der einwilligenden Person beruht.
- Sie muss zweckgebunden, in schriftlicher Form, klar und unmissverständlich sein. Die einwilligende Person muss über ihr Recht auf Widerruf informiert werden.
- Im Kita Bereich gibt es viele Verarbeitungen auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung, da der Betreuungsvertrag in Verbindung mit dem Erziehungs- und Bildungsauftrag nicht alle Verarbeitungstätigkeiten mit personenbezogenen Daten abdecket.
- Muster Einwilligungserklärungen siehe Aufnahmeheft bzw. "Ordnung der Tageseinrichtungen für Kinder" (aktueller Stand 01/2022)
Sollten Sie unsicher sein, ob eine bereits bestehende Einwilligung eine geplante Verarbeitung abdeckt (z. B. möchten Praktikanten oder Auszubildende ihr Projekt mit Fotos von Kindern dokumentieren), dann ist es ratsam, z. B. bei einem anlassbezogenen Elternabend, eine weitere zweckgebundene Einwilligung einzuholen.
Für Einwilligungserklärungen gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Beispielsweise schreibt der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz: „Eine Aufbewahrungsfrist ist für die Einwilligung nicht geregelt. Sie muss daher im Einzelfall bemessen werden.“
Das Ministerium für Kultus, Jugend und Sport verweist in seiner Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an Schulen“ Nr. 2.5.3. Löschungsfristen auf folgende Frist hin:
- Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos in einem Druckwerk sind fünf Jahre, nachdem das Druckwerk in den Umlauf gebracht wurde, zu löschen.
- Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage sind fünf Jahre nach der Herausnahme aus der Homepage zu löschen.
Die Einwilligung ist Rechtsgrundlage für diejenige Verarbeitung, auf die sie sich bezieht. Daher muss der Verantwortliche in der Lage sein, die Nachweispflicht aus § 8 Abs. 5 KDG jedenfalls so lange zu erfüllen, wie noch Verarbeitungen stattfinden, die von der Einwilligung gedeckt sind.