Datengeheimnis, § 5 KDG

Was bedeutet die „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“?

Nach § 5 KDG beinhaltet der Begriff „Datengeheimnis“ gegenüber den bei der Datenverarbeitung tätigen Personen das ausdrückliche Verbot, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Jede Person hat ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung, d. h. das Recht, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu bestimmen.

Das bedeutet, die Verarbeitung darf nur dann vorgenommen werden, wenn das KDG oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder anordnet oder die betroffene Person eingewilligt hat (§ 8 KDG).

Es geht also bei der Verpflichtung auf das Datengeheimnis nicht nur um die Wahrung eines Geheimnisses, sondern weit darüber hinaus, nämlich um die Verpflichtung jedes einzelnen Beschäftigten auf die Beachtung des gesetzlichen Verbots unbefugter Datenverarbeitung.

Weshalb erfolgt eine Verpflichtung?

Die Verpflichtung der Beschäftigten auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen folgt aus der Verantwortung des Verantwortlichen für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Verantwortliche muss dies nachweisen können (§ 7 Abs. 2 KDG). Vergleichbares gilt für den Auftragsverarbeiter (§ 29 Abs. 1, Abs. 4 lit. b) KDG).

Wer ist zu verpflichten?

Jeder Verantwortliche muss die bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen auf das im oben genannten Sinn zu verstehende Datengeheimnis verpflichten. Der Kreis der auf das Datengeheimnis zu verpflichtenden Personen ist aufgrund der Bedeutung dieser Vorschrift weit auszulegen. Ergänzend zum regulären Mitarbeiterstamm sind auch Auszubildende, Praktikanten, freie Mitarbeitende, Leiharbeiter, das Reinigungspersonal und ehrenamtlich Mitarbeitende mit einzubeziehen.

Wann muss die Verpflichtung erfolgen?

Das Gesetz verlangt, dass die Verpflichtung auf das Datengeheimnis bei der Aufnahme der Tätigkeit erfolgt. Es reicht nicht aus, einen entsprechenden Passus in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Vielmehr ist die Verpflichtung auf das Datengeheimnis bei der Aufnahme der Tätigkeit in jedem Fall gesondert vorzunehmen. Unproblematisch ist das bei Neueinstellungen ab dem 24. Mai 2018. Hier sollte mit Beginn der Tätigkeit (erster Arbeitstag) eine solche Verpflichtung unterzeichnet werden. Die bereits nach § 4 KDO auf das Datengeheimnis verpflichteten Personen sollten über die neuen gesetzlichen Grundlagen in entsprechender Form informiert werden. Eine erneute schriftliche Erklärung ist nicht zwingend erforderlich. Ein Nachweis über die Information der Bestandsmitarbeiter zum neuen kirchlichen Datenschutzgesetz sollte dokumentiert werden.

Wie muss eine Verpflichtung erfolgen?

Zuständig für die Verpflichtung ist der Verantwortliche oder eine von ihm beauftragte Person.

Die Verpflichtung enthält die Aufforderung, das Verbot unbefugter Datenverarbeitung zu beachten. Zur Verpflichtung gehört auch eine Belehrung über die sich aus dem Datengeheimnis ergebenden Pflichten. Der neue Mitarbeitende muss darüber informiert werden, was in datenschutzrechtlicher Hinsicht bei seiner täglichen Arbeit zu beachten ist. Das setzt zumindest voraus, dass das KDG und die Texte der übrigen für die Tätigkeit erforderlichen Datenschutzvorschriften zur Einsichtnahme bereit stehen und gegebenenfalls auch für kurze Zeit ausgeliehen werden dürfen. Die Stabsstelle Datenschutz stellt das KDG und die KDG-DVO zum Download zur Verfügung. Die Möglichkeit, neue Mitarbeitende durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (§ 38 S. 3 lit. c) KDG) mit den Vorschriften des kirchlichen Datenschutzgesetzes sowie andere Vorschriften über den Datenschutz vertraut zu machen, sollte genutzt werden.

Aus Nachweisgründen ist es wichtig, die Verpflichtung auf das Datengeheimnis von dem zu Verpflichteten schriftlich bestätigen zu lassen.

Unsere Muster zu Verpflichtungserklärungen:

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Bitte beachten Sie (gilt für die Verpflichtungserklärung von haupt- und nebenamtlichen sowie für ehrenamtliche Mitarbeitende):

Welche "spezifisch geltenden [datenschutzrechtlichen] Bestimmungen" (Nr. 2) es für die jeweilige Tätigkeit gibt, ist von den Verantwortlichen vor Ort individuell zu prüfen.

Hierunter können zum Beispiel spezielle Regelungen des Sozialdatenschutzes oder Dienstanweisungen, wie etwa eine Postordnung o. Ä. fallen. Falls der Mitarbeitende Nutzer des diözesanen Intranets ist, gilt die Richtlinie für die Nutzung des diözesanen Intranets sowie für die Nutzung von Internet und E-Mail durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Diözese Rottenburg-Stuttgart und die Anordnung des Generalvikars zur sicheren Gestaltung (Datensicherheit und Datenschutz) der digitalen Kommunikation in der Diözese Rottenburg-Stuttgart.

Für Mitarbeitende im Geltungsbereich der Bistums-KODA-Ordnung ist § 3 Abs. 2 AVO-DRS eine spezifisch geltende Regelung. Je nach Tätigkeit kommen weitere spezifische Regelungen hinzu, wie beispielsweise die des kirchlichen Meldewesens, der kirchlichen Archivordnung oder das Beicht- und Seelsorgegeheimnis nach dem CIC.

Es ist ein Hinweis auf die jeweils geltende Fassung der einzelnen Rechtsnorm aufzunehmen. Außerdem ist auf die Möglichkeit der Einsichtnahme und Ausleihe der Texte hinzuweisen. Sollte es keine spezifischen Bestimmungen geben, ist die Lücke freizulassen.

Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 KDG (hauptamtliche Mitarbeitende, Kurie)

Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 KDG (haupt- und nebenamtliche Mitarbeitende)

Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 KDG (ehrenamtliche Mitarbeitende)

=> Formulierungshilfe der Konferenz der Datenschutzbeauftragten zur Verpflichtungserklärung zum Datengeheimnis gemäß § 5 KDG

Erlasse des Generalvikars zur Verpflichtungserklärung gemäß § 5 KDG:
Erlass des Generalvikars zu § 5 KDG betreffend die Mitarbeitenden der Kurie

Erlass des Generalvikars zu § 5 KDG betreffend die haupt- und nebenamtlichen sowie die ehrenamtlichen Mitarbeitenden kirchlicher Stellen