Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Was ist eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten?

Im Datenschutzrecht gilt als allgemeiner Grundsatz, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, soweit und solange sie nicht durch eine entsprechende gesetzliche Bestimmung erlaubt wird (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). Ein wichtiger Erlaubnistatbestand ist die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person.

Unter einer Einwilligung versteht man in diesem Zusammenhang, dass die Stelle, die Daten verarbeiten möchte, zunächst das Einverständnis der betroffenen Person einholen muss. Erst wenn die betroffene Person dieses erklärt hat, darf mit der Datenverarbeitung begonnen werden.

Soll eine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG Grundlage für eine Verarbeitung sein, sind die Voraussetzungen von § 4 Nr. 13 KDG und § 8 KDG zu beachten.
In besonderen Fällen werden an die Einwilligung weitere Anforderungen gestellt. So muss es sich beispielsweise bei der Einwilligung in die Verarbeitung besonders geschützter Daten gemäß § 11 Abs. 2 lit. a) KDG oder der Einwilligung in automatisierte Einzelentscheidungen gemäß § 24 Abs. 2 lit. c) KDG um eine ausdrückliche Einwilligung handeln.

Damit eine Einwilligung wirksam ist, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:

  • Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Die betroffene Person muss eine echte und freie Wahl haben. Sie muss die Einwilligung jederzeit ohne Nachteile verweigern oder zurückziehen können.
    Die Wirksamkeit hängt dabei nicht von der Geschäftsfähigkeit, sondern von der Einsichts- und Urteilsfähigkeit des Betroffenen ab.
  • Die einwilligende Person muss in geeigneter Weise über die Bedeutung der Einwilligung informiert werden. Die Einwilligungserklärung selbst muss klar und verständlich sein. Zudem muss die betroffene Person darüber informiert werden, wer der Verantwortliche ist und zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen. Sie ist darüber hinaus über die Art der verarbeiteten Daten zu informieren und über das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen zu können (bspw. wird ein ursprünglich erlaubtes Mitarbeiterfoto nach Zurücknahme der Erlaubnis durch die abgebildete Person von der Webseite der Einrichtung genommen; bis zum Zugang des Widerrufs war die Nutzung des Fotos rechtmäßig).
    Gegebenenfalls sind noch spezifische weitere Informationen zu geben.
    Wird beabsichtigt, die Daten an Dritte zu übermitteln, muss darüber aufgeklärt werden, an wen die Übermittlung erfolgen soll (z.B. Aufnahme der Daten zum Zweck der Gehaltsabrechnung).
    Die einwilligende Person ist auch darauf hinzuweisen, ob und welche Konsequenzen bei einer Verweigerung der Einwilligung entstehen können (z. B. dass ein Antrag auf Gewährung einer Leistung nicht bearbeitet werden kann).
  • Es bedarf einer eindeutig bestätigenden Willensbekundung der betroffenen Person, die in unmissverständlicher Form zu erkennen gibt, dass sie mit der Verarbeitung ihrer Daten einverstanden ist (vgl. § 4 Nr. 13 KDG) und im Regelfall in schriftlicher Form vorliegen muss (vgl. § 8 Abs. 2 KDG). Die Schriftform ist gewahrt, wenn die Erklärung schriftlich festgehalten und eigenhändig unterschrieben wurde.
    Vorausgefüllte Kästchen oder die bloße Weiternutzung eines Dienstes genügen nicht. Ebenso wenig genügt es als aktive Willensbekundung, wenn ein vorformulierter Einwilligungstext nicht durchgestrichen wird.
    Da die Erteilung einer wirksamen Einwilligung (z. B. gegenüber der Aufsichtsbehörde) nachgewiesen werden muss, sollte eine Form gewählt werden, die diesen Nachweis durch eine entsprechende Dokumentation ermöglicht.

Jede Einwilligung muss auf die konkrete Verarbeitungssituation abgestimmt werden. Pauschale oder schablonenhafte Einwilligungen genügen häufig nicht den rechtlichen Vorgaben.

Wir haben einige Muster für Sie vorbereitet, die Sie an Ihre Erfordernisse anpassen können. Sollten Sie Fragen dazu haben, können Sie sich gerne an uns, die Stabsstelle Datenschutz wenden.

Die Einwilligung sollte z. B. zur Personalakte der betroffenen Person genommen und solange aufbewahrt werden, wie sie für den Nachweis der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung benötigt wird.

Unsere Muster zu Einwilligungserklärungen:

Muster Einwilligungserklärung in Bild-Film-und Tonaufnahmen

Muster Einwilligungserklärung für den Ministrantendienst

Muster Einwilligungserklärung in die Veröffentlichung von Messintentionen

Muster Einwilligungserklärung Taufe

Muster Einwilligungserklärung Hochzeit

Muster Einwilligungserklärung Kommunion / Firmung

Bitte bedenken Sie, dass jede Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet („Verantwortlicher“), den Personen, deren Daten verarbeitet werden („Betroffene“), proaktiv bestimmte Informationen zur Datenverarbeitung mitteilen muss. Ein Muster einer solchen Datenschutzinformation haben wir ebenfalls vorbereitet. Auch dieses Muster muss an die jeweilige Situation vor Ort und an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.