Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

A. Die Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Im Datenschutzrecht gilt als allgemeiner Grundsatz, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, soweit und solange sie nicht durch eine entsprechende gesetzliche Bestimmung erlaubt wird (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). Ein wichtiger Erlaubnistatbestand ist die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person.

Unter einer Einwilligung versteht man in diesem Zusammenhang, dass die Stelle, die Daten verarbeiten möchte, zunächst das Einverständnis der betroffenen Person einholen muss. Erst wenn die betroffene Person dieses erklärt hat, darf mit der Datenverarbeitung begonnen werden.

Soll eine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG Grundlage für eine Verarbeitung sein, sind die Voraussetzungen von § 4 Nr. 13 KDG und § 8 KDG zu beachten.
In besonderen Fällen werden an die Einwilligung weitere Anforderungen gestellt. So muss es sich beispielsweise bei der Einwilligung in die Verarbeitung besonders geschützter Daten gemäß § 11 Abs. 2 lit. a) KDG oder der Einwilligung in automatisierte Einzelentscheidungen gemäß § 24 Abs. 2 lit. c) KDG um eine ausdrückliche Einwilligung handeln.

Damit eine Einwilligung wirksam ist, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:

  • Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Die betroffene Person muss eine echte und freie Wahl haben. Sie muss die Einwilligung jederzeit ohne Nachteile verweigern oder zurückziehen können.
    Die Wirksamkeit hängt dabei nicht von der Geschäftsfähigkeit, sondern von der Einsichts- und Urteilsfähigkeit des Betroffenen ab.
  • Die einwilligende Person muss in geeigneter Weise über die Bedeutung der Einwilligung informiert werden. Die Einwilligungserklärung selbst muss klar und verständlich sein. Zudem muss die betroffene Person darüber informiert werden, wer der Verantwortliche ist und zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen. Sie ist darüber hinaus über die Art der verarbeiteten Daten zu informieren und über das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen zu können (bspw. wird ein ursprünglich erlaubtes Mitarbeiterfoto nach Zurücknahme der Erlaubnis durch die abgebildete Person von der Webseite der Einrichtung genommen; bis zum Zugang des Widerrufs war die Nutzung des Fotos rechtmäßig).
    Gegebenenfalls sind noch spezifische weitere Informationen zu geben.
    Wird beabsichtigt, die Daten an Dritte zu übermitteln, muss darüber aufgeklärt werden, an wen die Übermittlung erfolgen soll (z.B. Aufnahme der Daten zum Zweck der Gehaltsabrechnung).
    Die einwilligende Person ist auch darauf hinzuweisen, ob und welche Konsequenzen bei einer Verweigerung der Einwilligung entstehen können (z. B. dass ein Antrag auf Gewährung einer Leistung nicht bearbeitet werden kann).
  • Es bedarf einer eindeutig bestätigenden Willensbekundung der betroffenen Person, die in unmissverständlicher Form zu erkennen gibt, dass sie mit der Verarbeitung ihrer Daten einverstanden ist (vgl. § 4 Nr. 13 KDG) und im Regelfall in schriftlicher Form vorliegen muss (vgl. § 8 Abs. 2 KDG). Die Schriftform ist gewahrt, wenn die Erklärung schriftlich festgehalten und eigenhändig unterschrieben wurde.
    Vorausgefüllte Kästchen oder die bloße Weiternutzung eines Dienstes genügen nicht. Ebenso wenig genügt es als aktive Willensbekundung, wenn ein vorformulierter Einwilligungstext nicht durchgestrichen wird.
    Da die Erteilung einer wirksamen Einwilligung (z. B. gegenüber der Aufsichtsbehörde) nachgewiesen werden muss, sollte eine Form gewählt werden, die diesen Nachweis durch eine entsprechende Dokumentation ermöglicht.

Jede Einwilligung muss auf die konkrete Verarbeitungssituation abgestimmt werden. Pauschale oder schablonenhafte Einwilligungen genügen häufig nicht den rechtlichen Vorgaben.

B. Die Einwilligung bei Kindern und Jugendlichen

1. Allgemeine Vorgaben der Konferenz der Diözesandatenschutzbeauftragten

Die Wirksamkeit der Einwilligung eines Minderjährigen hängt von dessen Einsichtsfähigkeit ab, also davon, ob der Minderjährige psychisch und intellektuell in der Lage ist, Bedeutung und Tragweite seiner Entscheidung einzuschätzen. Abstrakte Aussagen, wann eine Einsichtsfähigkeit gegeben ist, insbesondere die Knüpfung an ein bestimmtes Alter, scheiden also aus. Bestenfalls als ein Anhaltspunkt kann ab einem Alter von 14 bis 15 Jahren in der Regel vermutet werden, dass die Einsichtsfähigkeit gegeben ist, was jedoch nicht von einer Einzelfallprüfung entbindet.

=> Fehlt die Einsichtsfähigkeit, bedarf es (allein) der Einwilligung der Sorgeberechtigten.

=> Liegt Einsichtsfähigkeit vor, ist eine doppelte Einwilligung sowohl des Minderjährigen als auch der Sorgeberechtigten erforderlich.

2. Besonderheit: Bilder (Fotos) sowie Film- und Tonaufnahmen von Kindern und Jugendlichen

a) Anfertigen und Speichern von Bildern, Film- und Tonaufnahmen

Sobald der Minderjährige über die erforderliche Einsichtsfähigkeit verfügt, was in der Regel spätestens mit der Vollendung des 16. Lebensjahres der Fall ist, kann er allein in die Anfertigung und Speicherung von Foto-, Film- und Tonaufnahmen seiner Person einwilligen. Eine zusätzliche Einwilligung der Sorgeberechtigten ist insoweit nicht erforderlich.

Fehlt die Einsichtsfähigkeit, ist sowohl vor der Anfertigung und Speicherung als auch vor der Veröffentlichung und Übermittlung (siehe unten) von Abbildungen etc. des Minderjährigen (allein) die Einwilligung der Sorgeberechtigten einzuholen.

b) Veröffentlichen und Übermitteln von Bildern, Film- und Tonaufnahmen

Sollen die von der Person eines einsichtsfähigen Minderjährigen angefertigten Aufnahmen darüber hinaus auch veröffentlicht oder/und übermittelt werden, ist zusätzlich zur Einwilligung des Minderjährigen auch die Einwilligung seiner Sorgeberechtigten erforderlich.

c) Zeitpunkt der Einwilligung

Es ist nicht (mehr) erforderlich, dass im Zeitpunkt der Unterzeichnung der Einwilligungserklärung das konkrete Bild etc. bereits vorliegt.

Es ist ausreichend, wenn die Einwilligung für konkret benannte Veranstaltungen vor bzw. bei Beginn des Schul- oder Kitajahres für das jeweilige Jahr eingeholt wird. Die Einwilligung kann entweder unmittelbar im Anmeldeprozess oder am ersten Schul- oder Kitatag eingeholt werden.

C. Unsere Muster zu Einwilligungserklärungen

Wir haben einige Muster-Einwilligungen für Sie vorbereitet, die Sie an Ihre Erfordernisse anpassen können. Sollten Sie Fragen dazu haben, können Sie sich gerne an uns, die Stabsstelle Datenschutz wenden.

Die Einwilligung sollte z. B. zur Personalakte der betroffenen Person genommen und solange aufbewahrt werden, wie sie für den Nachweis der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung benötigt wird.

Hinweis zur Einwilligung in die Veröffentlichung von Sakramentsspendungen, Geburten und Jubiläen:
Am 15.12.2021 ist aufgrund Erlass des Generalvikars eine novellierte => Jubiläumsordnung in Kraft getreten. Auf dieser alternativen Rechtsgrundlage (vgl. § 2 Abs. 1 Jubiläumsordnung) können - auch ohne vorherige Einwilligung - bei Geburt, Taufe, Erstkommunion, Firmung, Trauung sowie Alters- und Ehejubiläen die Namen der betroffenen Personen und ggf. deren Wohnort (nicht die Straße) sowie der Tag und die Art des Ereignisses in den kircheneigenen Printmedien und kirchlichen Publikationsorganen, insbesondere in den Pfarr- und Gemeindebriefen und auf den Websites der Kirchengemeinden, Gesamtkirchengemeinden und Seelsorgeeinheiten, veröffentlicht werden.

Eine Einwilligung ist daher nur erforderlich, wenn die verantwortliche kirchliche Stelle darüber hinaus weitere personenbezogene Daten verarbeiten, insbesondere Fotos oder Videos anfertigen und veröffentlichen möchte.
Vorzugswürdig (aufgrund einer entsprechenden Ermessensentscheidung der kirchlichen Stelle) kann die Einholung einer Einwilligung auch dann sein, wenn beispielsweise im Vorfeld von Sakramentsspendungen ohnehin ein intensiver Kontakt zu den Sakramentenempfängern bzw. zu den Sorgeberechtigten besteht.

Muster Einwilligungserklärung in Bild-Film-und Tonaufnahmen

Muster Einwilligungserklärung für Livestreaming

Muster Einwilligungserklärung für Ehrenamtliche

Muster Einwilligungserklärung für den Ministrantendienst

Muster Einwilligungserklärung in die Veröffentlichung von Messintentionen

Muster Einwilligungserklärung Taufe

Muster Einwilligungserklärung Hochzeit

Muster Einwilligungserklärung Erstkommunion

Muster Einwilligungserklärung Firmung

Bitte bedenken Sie, dass jede Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet („Verantwortlicher“), den Personen, deren Daten verarbeitet werden („Betroffene“), proaktiv bestimmte Informationen zur Datenverarbeitung mitteilen muss. Ein Muster einer solchen Datenschutzinformation haben wir ebenfalls vorbereitet. Auch dieses Muster muss an die jeweilige Situation vor Ort und an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.