Informationspflichten des Verantwortlichen

Was sind Informationspflichten?

Damit Betroffene ihre Rechte nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) wahrnehmen können, benötigen sie aussagekräftige Informationen darüber, dass und wie Verantwortliche ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Deshalb sieht das KDG mehrere Informationspflichten für Verantwortliche vor.

Diese Verpflichtung zur Information bildet gleichzeitig die Grundlage für das Auskunftsrecht der Betroffenen gemäß § 17 KDG. Denn wenn der Betroffene nicht weiß, dass jemand Daten über ihn verarbeitet, kann er schwerlich von seinem Recht Gebrauch machen.

Wer hat die Daten erhoben?

In der Praxis sind zwei Fälle denkbar, wie ein Verantwortlicher an die personenbezogenen Daten eines Betroffenen gelangt:

  • zum einen durch Direkterhebung, das heißt bei dem Betroffenen selbst, § 15 KDG
  • zum anderen durch die Erhebung mittels eines Dritten, § 16 KDG

In beiden Fällen ist der Verarbeiter verpflichtet, dem Betroffenen sämtliche in § 15 Abs. 1 beziehungsweise § 16 Abs. 1 aufgelisteten Informationen bereitzustellen.

Dazu gehören unter anderem Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die Zwecke sowie Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung.

Zeitpunkt
Bei einer unmittelbaren Erhebung nach § 15 KDG sind die betroffenen Personen „zum Zeitpunkt der Erhebung“ zu informieren.

Für den Fall der Zweckänderung nach § 15 Abs. 3 KDG ist die betroffene Person „vor dieser Weiterverarbeitung“ entsprechend zu informieren.

Bei der mittelbaren Erhebung ist nach § 16 Abs. 2 KDG folgender Zeitpunkt zu beachten:
• unter Berücksichtigung der spezifischen Umstände der Verarbeitung der personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der personenbezogenen Daten, längstens jedoch innerhalb eines Monats,
• falls die personenbezogenen Daten zur Kommunikation mit der betroffenen Person verwendet werden sollen, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung an sie, oder,
• falls die Offenlegung an einen anderen Empfänger beabsichtigt ist, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung.

Ausnahmen:
In bestimmten Fällen bestehen Ausnahmen zur Einhaltung der Informationspflicht der be-troffenen Personen. Die Ausnahmen sind bei der unmittelbaren Erhebung in § 15 Abs. 4 und 5 KDG und bei der mittelbaren Erhebung in § 16 Abs. 4 und 5 KDG geregelt.

Kosten:
Sämtliche in § 14 Abs. 1 KDG benannten Informationen sind gem. § 14 Abs. 5 KDG kostenlos zur Verfügung zu stellen. Ausnahmen bestehen lediglich für offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge. Der Verantwortliche hat über diese Ausnahmen einen Nachweis zu erbringen.

Welchen Inhalt muss die Information haben?

Die Betroffenen haben einen Anspruch auf Informationen darüber,

  • zu welchem Zweck der Verantwortliche die Daten verarbeitet,
  • welche Daten / Datenkategorien betroffen sind,
  • wie lange die verantwortliche Stelle die Daten speichert und aufbewahrt,
  • ob eine Weitergabe und Übermittlung stattfindet, mit Empfänger und Grund für die Übermittlung,
  • ob der Verantwortliche Daten ins Ausland übermittelt, mit Angabe des Empfängerlands und dem Zweck der Übermittlung,
  • welche Rechte der Betroffene nach §§ 17 - 20 und 22 - 23 KDG hat,
  • woher die Daten stammen,
  • ob der Verantwortliche Profiling beteibt,
  • wer die verantwortliche Stelle ist und wie die Betroffenen den Datenschutzbeauftragten kontaktieren können sowie
  • dass sie das Recht haben, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Auf welchem Weg muss ein Verantwortlicher informieren?

Das KDG schreibt keine bestimmte Form der Information vor. Sie kann in schriftlicher oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch, erfolgen.

Grundsätzlich sollte der Verantwortliche für die Übermittlung das gleiche Medium nutzen, über das auch der oder die Betroffene kommuniziert hat.

Bei Brief oder Fax dürfen die weitergehenden Informationen auch online zur Verfügung stehen. Der Betroffene kann zum Beispiel durch Abrufen eines Links oder Scannen eines QR-Codes auf eine Webseite mit den vollständigen Informationen gelangen.

In der Online-Kommunikation, also bei einer E-Mail, reicht ein gut sichtbarer Link. Dieser Link verweist auf eine Website, auf der etwa die Datenschutzerklärung alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellt.

Unsere Muster für Informationsschreiben:

Nachfolgend haben wir einige allgemein formulierte Muster von Informationsschreiben für Sie vorbereitet, die noch auf die konkrete Verarbeitungssituation anzupassen sind. 

Muster Informationsschreiben Allgemein

Muster Informationsschreiben Videokonferenz DRS Webex

Muster Informationsschreiben Bewerber

Muster Informationsschreiben Arbeitsverhältnis

Muster Informationsschreiben Sakramentsspendungen

Weiterführende Hinweise und Handreichungen:

=> Formulierungshilfe der Konferenz der Diözesandatenschutzbeauftragten zu den Informationspflichten des Verantwortlichen nach § 14 ff. KDG

=> Praxishilfe der Konferenz der Diözesandatenschutzbeauftragten zu den Betroffenenrechten nach dem KDG